İYİBİS Aile Otomasyonu
Detaylı Kullanım Kılavuzu

Bu kılavuz iki farklı kullanım biçimini aynı anda destekler:

Aile Otomasyonu, İYİBİS'in merkezi operasyon panelidir. Başvurular, saha süreci, onaylı aileler, ret kayıtları, yardım geçmişi, belgeler, istatistikler ve kullanıcı/sistem araçları aynı panelden yönetilir.

Ana sekmeler

KRİTİK / TAKİP / STABİL ile LİSTE DIŞI arasındaki fark

• KRİTİK, TAKİP, STABİL: Onaylı Aileler içindeki aktif ihtiyaç durumlarıdır.
• LİSTE DIŞI: Aile kaydı silinmez; Onaylı veri kümesinde DELİST statüsüyle korunur ancak aktif aile sayısından ayrı değerlendirilir.
• Ret: Liste Dışı ile aynı şey değildir. Ret kaydı ayrı Ret Listesi'ne taşınır.
• Liste Dışı bir aile yeniden Onaylı Listeye alındığında sistem başlangıç durumunu TAKİP olarak verir.
• Ret listesinden geri alınan aile de Onaylı Listeye TAKİP statüsüyle döner.

Giriş kuralları

• Oturum süresi backend tarafında yaklaşık 4 saat olarak yönetilir.
• Art arda 5 başarısız giriş sonrasında hesap/istemci için yaklaşık 15 dakikalık geçici kilit uygulanabilir.
• Başarılı girişten sonra ana veri setleri tek bootstrap çağrısıyla yüklenir; görünmeyen sekmeler ihtiyaç olduğunda çizilir.

Genel aile araması

Üstteki genel arama kutusu yalnız Onaylı Aileleri değil; Onaylı/Liste Dışı, Ret, Yeni Başvuru ve Saha kayıtlarını birlikte arar. Sistem mümkün olduğunda TC, telefon ve ad-soyad üzerinden aynı kişiyi tekilleştirir ve sonucun mevcut durumunu etiketler.

Web başvurusu veya saha kuyruğu kullanmadan, dernek tarafından zaten doğrulanmış bir aileyi doğrudan Onaylı Aileler listesine kaydetmek gerektiğinde Yeni Aile Ekle modalı kullanılır. Bu işlem normal başvuru akışının alternatifi değil; kontrollü manuel kayıt aracıdır.

Zorunlu ve önemli alanlar

Kayıt adımları

1. Onaylı Aileler ekranında Yeni Aile Ekle komutunu açın.
2. Kimlik ve iletişim bilgilerini girin; özellikle TC'yi dikkatle kontrol edin.
3. İhtiyaç durumu, konut, ekonomik bilgiler ve SYDV görüşünü tamamlayın.
4. Aileyi Onaylı Listeye Kaydet düğmesine basın.
5. Kayıt sonrasında aileyi genel aramadan veya Onaylı Aileler listesinden bulup bilgileri kontrol edin.

Filtreler

• Arama: isim, TCKN, telefon veya adres.
• Durum: tümü / Kritik / Takip / Stabil / Liste Dışı.
• İlçe: mevcut listede tanımlı ilçe seçenekleri.
• Sıralama: Varsayılan Sıra, Metrik Puanı (Azalan), İsim (A-Z), Çocuk Sayısı (Çoktan Aza).
• Filtreyi Sil: aktif filtreleri varsayılana döndürür.

Excel'e her zaman eklenen alanlar

Ad Soyad, Telefon, İlçe, Adres ve Konum Linki her zaman eklenir.

İsteğe bağlı ek alanlar

Düzenlenebilen alanlar

SYDV görüşü

Kaydetme sırasında SYDV görüşü Onay, Ret veya Görüş Alınmadı değerlerinden biri olmalıdır. Seçilmemişse sistem uyarı modalı ile işlemi durdurur.

Ev mülkiyet durumu

Ev kategorisi seçilmelidir. Seçenekler: Kendi Mülkü, Miras/Hisseli, Kira, Aile/Akraba Evi, Kamu/Tahsisli Konut, Diğer/Belirsiz. Kira veya özel durumlarda kira bedeli ve açıklama ayrıca tutulabilir.

Konum bağlantısı

Google Maps konumu geçerli bir https:// Google Maps bağlantısı olmalıdır. Alan boş bırakılırsa mevcut konum kaldırılabilir.

Çocuk kayıtları: eski ve güncel veri ayrımı

Yeni yapılandırılmış çocuk kayıtları ayrı yönetilir. Eski Excel kaynaklı çocuk bilgisi referans olarak gösterilir ve otomatik biçimde yeni çocuk sistemine aktarılmaz. Kayıtlı yapılandırılmış çocukların tamamı silinmek istenirse sistem ek onay ister.

Metrik hesaplama, mevcut aile kararından bağımsız bir yardımcı değerlendirme aracıdır. Aileye Uygula denmeden kayıt değişmez.

İhtiyaç puanı eşikleri

Pozitif ihtiyaç kriterleri

Ceza puanları

Aileyi Liste Dışı Bırak

1. Onaylı Aileler satırındaki İşlemler menüsünü veya Aile Detayı alt düğmesini kullanın.
2. Liste Dışı Bırak seçin.
3. Gerekçe modalında açıklamayı yazın.
4. İşlem tamamlandığında aile DELİST olur ve Liste Dışı filtresinde görünür.

Liste Dışı aileyi geri al

Liste Dışı ailede aynı düğme Onaylı Listeye Al olarak görünür. Gerekçe yazıldıktan sonra aile yeniden TAKİP durumunda aktif edilir.

Onaylı aileyi Ret Listesine Taşı

Ret Listesine Taşı seçilir, ret gerekçesi girilir ve aile Ret Listesi'ne taşınır.

Ret Listesinden geri al

Ret kaydında Onaylı Listeye Al işlemi kullanılır. Gerekçe zorunludur ve kayıt Onaylı Listeye TAKİP olarak döner.

Aile Tutanakları

Aile Detayı içinde iki manuel PDF yükleme alanı bulunur:

• Tespit Tutanağı Ekle
• Video / Fotoğraf İzin Belgesi Ekle

Yalnız PDF kabul edilir. Uygulama düzeyinde dosya sınırı 8 MB'dır. Yüklenen belge merkezi BELGELER kaydına eklenir.

Aileyi Tamamen Sil

Bu işlem aileyi merkezi veritabanı kayıtlarından, bağlı PDF'lerden ve saha fotoğraflarından kalıcı olarak kaldırabilir. Dosyalar çöp kutusuna taşınmadan silinebilir ve işlem geri alınamaz. Modal onay için SİL yazılmasını ister.

Üst araçlar

• CSV Yükle: dış kaynaklı başvuruları içe aktarır.
• Statüsü Olanları Temizle: Onaylı, Ret veya Saha statüsünde zaten mevcut olan kayıtların yalnız Yeni Başvurular satırlarını temizler.
• Arama: başvuran adı, TCKN, telefon veya talep.
• Tarih sıralaması: yeniden eskiye / eskiden yeniye.
• İlçe filtresi.
• Ek Bilgiler + Filtrelenen Veriyi İndir.

Yeni Başvurular Excel dışa aktarma

İlçe, TC No, İsim, Telefon ve Adres her zaman eklenir. İsteğe bağlı: Başvuru ID, tarih, hane kişi sayısı, konut bilgisi, aylık gelir, devlet/düzenli destek, talep, açıklama ve durum.

CSV yükleme gereksinimleri

• Maksimum CSV metni yaklaşık 5 MB.
• Ad Soyad başlığı bulunmalıdır.
• En az TC veya Telefon alanı bulunmalıdır.
• Sistem ;, , veya sekme ayırıcısını ilk satıra göre algılamaya çalışır.
• Başlık eş anlamlıları desteklenir: örneğin Ad Soyad/İsim, TC/TCKN/TC Kimlik No, Telefon/Cep No/İletişim, Ev Durumu/Mülkiyet/Konut Durumu vb.
• Aynı CSV içinde aynı TC (TC yoksa telefon) birden çok kez bulunursa daha yeni tarihli kayıt; tarih eşitse CSV'deki son kayıt korunur.

Geçmiş statü etiketleri

CSV içe aktarımı mevcut merkezi listeleri kontrol eder ve daha önce kabul, ret, liste dışı veya saha sürecinde bulunan aileleri başvurudan tamamen dışlamak yerine görünür geçmiş durum etiketiyle işaretleyebilir.

Modalda incelenen alanlar

• Başvuru ID / tarih ve kaynak
• TC, telefon, ilçe, hane kişi sayısı, adres
• Konut ve ekonomik durum
• Devlet/düzenli destek ve diğer STK desteği
• Talep ve açıklama
• SYDV görüşü

Üç karar

SYDV zorunluluğu ve sistem uyarısı

Modal açılmadan tablo satırından hızlı karar verilmek istendiğinde sistem doğru başvuru kartını açar ve SYDV seçilmesini ister; başka aileden görüş taşınmasına izin verilmez.

Mükerrer kayıt koruması

Başvurudaki aile zaten Onaylı, Ret veya Saha gibi başka bir merkezi hedefteyse, Yeni Başvurular üzerinden farklı bir ikinci statü kaydı oluşturulmaz. Aynı hedefte zaten mevcutsa ikinci hedef kaydı yaratılmadan gereksiz Yeni Başvuru satırı kapatılabilir.

İnceleme içeriği

• Saha Tespit Formu özeti
• Varsa güvenli bağlantı üzerinden Saha Tespit PDF'i
• Drive'da özel tutulan saha fotoğrafları; yalnız kısa ömürlü güvenli bağlantılarla görüntüleme
• SYDV görüşü
• Onay verilecekse ihtiyaç kategorisi: KRİTİK / TAKİP / STABİL

Karar

• Onay: seçilen ihtiyaç kategorisiyle Onaylı Aileler listesine geçer.
• Ret: gerekçe modalı açılır; onay sonrası Ret Listesine geçer.

SYDV görüşü seçilmeden nihai karar kaydedilemez.

Merkezi Veritabanı Yedeği

Süper Admin kullanıcılarda merkezi veritabanının tüm sekmelerinin tek dosya halinde yedeklenmesi yönetilebilir. Günlük otomasyon yaklaşık 04:00 Europe/Istanbul zamanlamasıyla çalışacak şekilde tasarlanmıştır.

• Şimdi Yedek Oluştur
• Günlük Yedeği Etkinleştir
• Otomatik Yedeği Kapat
• Son başarılı yedek ve son dosyaya erişim

Kullanılabilir Depolama Alanı

PDF ve saha fotoğrafları gibi Drive kullanan işlevler için hesap depolama bilgisi görüntülenir ve Yenile ile tekrar okunabilir.

Veri & Entegrasyon Araçları - Süper Admin

• Verileri Yenile: merkezi veriyi yeniden okuyup paneli günceller.
• Tüm Veritabanını İndir: tek tek filtre export'u değil, merkezi workbook'un tamamını Excel olarak hazırlar.

Kendi şifreni değiştirme

1. Sistem & Ayarlar → Şifremi Güncelle.
2. Mevcut şifreyi girin.
3. Yeni şifreyi ve tekrarını girin.
4. Şifreyi Güncelle.

Backend parola politikası: en az 8 karakter, en az bir harf ve bir rakam.

Süper Admin kullanıcı işlemleri

• Yeni kullanıcı adı + geçici şifre ile kullanıcı ekleme
• Kullanıcı listesini yenileme
• Başka kullanıcının şifresini değiştirme
• Silinebilir kullanıcıları kaldırma
• Korunan ana Süper Admin hesabı panelden silinmez

Belirli bir tarih seçilerek giriş, çıkış ve zaman aşımı olayları görüntülenir. Özet sayaçlar:

• Toplam olay
• Giriş
• Çıkış
• Zaman Aşımı

Tablo; zaman, kullanıcı, olay, oturum başlangıcı, süre, oturum ID ve açıklama bilgilerini gösterebilir.

Yönetici kullanıcılar Aile ve Saha Otomasyonu ile ilgili sorun veya geliştirme önerisi oluşturabilir. Açıklama alanı en az 10, en fazla 5000 karakter olacak şekilde tasarlanmıştır.

Süper Admin gelen ticket'ları inceleyebilir, çözüldü durumuna alabilir veya silebilir.

Performans paneli normal operasyon için kullanılmaz. Teknik sorun bildirimlerinde login süresinin nerede harcandığını anlamaya yardımcı olur:

• Tek API Çağrısı
• Backend
• Arayüz
• Toplam
• auth, centralData, active, openDb, web, red, saha gibi backend aşamaları

Saha Tespit Formu TC uygunluk/çakışma korumasını kullanır. Form, aile/hane bilgileri, konum, saha notları ve en fazla 4 fotoğraf ile çalışır. Sonuç Aile Otomasyonu Saha Ziyareti sekmesine döner.

Teslim alan kişi, yardım kalemleri, miktar/adet, rayiç bedel ve imzalar ile teslim kaydı oluşturulur. İkamet adresi zorunlu değildir. Kaydedilen yardımlar aileyle eşleştirilerek aile kartındaki yeni yardım geçmişine yansıyabilir.

İzin veren kişinin kimlik/iletişim bilgisi, rıza beyanı ve imza alınır. Üretilen/yüklenen izin belgeleri aile kaydıyla ilişkilendirilebilir ve Aile Detayı → Aile Tutanakları bölümünde izlenebilir.

A) Sistemde olmayan aileyi manuel Onaylı olarak ekle

1. Onaylı Aileler → Yeni Aile Ekle.
2. Ad Soyad ve 11 haneli TC girin.
3. İhtiyaç durumu, bölge, telefon, ev mülkiyet kategorisi, gelir/gider ve adresi doldurun.
4. SYDV görüşünü seçin.
5. Aileyi Onaylı Listeye Kaydet.

Aynı TC Onaylı Aileler listesinde zaten varsa ikinci kayıt oluşturulmaz.

B) Web başvurusu geldi → Saha → Onay

1. Yeni Başvurular → kaydı İncele.
2. SYDV görüşünü seçin → Sahaya Al.
3. Saha ekibi Saha Tespit Formunu doldurur.
4. Saha Ziyareti → DEĞERLENDİRMEDE kaydı açın.
5. Rapor/fotoğraf/PDF'i kontrol edin; SYDV görüşünü doğrulayın.
6. İhtiyaç kategorisini seçip Onay.

C) Onaylı aileye yeni yardım ekle

1. Aileyi arayın → İşlemler → Yardımlar ve Destekler.
2. Yeni Yardım / Tutanak Ekle.
3. Tarih, kalem, miktar/adet, rayiç bedel ve varsa PDF girin.
4. Yardımları Kaydet.

D) Onaylı aileyi geçici takipten çıkar ve geri al

1. İşlemler → Liste Dışı Bırak → gerekçe.
2. Geri almak için Liste Dışı filtresinden aileyi bulun.
3. İşlemler → Onaylı Listeye Al → gerekçe.
4. Aile TAKİP durumuyla geri döner.

E) Onaylı aileyi Ret'e al ve geri getir

1. İşlemler → Ret Listesine Taşı → ret gerekçesi.
2. Ret Listesi'nden aileyi bulun.
3. Onaylı Listeye Al → gerekçe.
4. Aile TAKİP olarak Onaylı Listeye döner.

F) Filtrelenmiş aile listesini Excel'e indir

1. Onaylı Aileler → gerekli durum/ilçe/arama/sıralama filtrelerini uygulayın.
2. Ek Bilgiler'den opsiyonel sütunları seçin.
3. Gerekirse yalnız belirli satırları işaretleyin.
4. Filtrelenen Veriyi İndir.